实验室试剂耗材如何降本增效精细化管理
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随着实验室规模的扩大和实验项目的增多,实验室试剂耗材管理逐渐从传统的纸质记录向信息化管理转变。许多实验室开始采用盛元广通实验室管理系统(LIMS),实现试剂耗材的采购、入库、出库、使用、盘点等全过程的信息化管理。这种转变大大提高了管理效率,减少了人为错误,并实现了数据的实时更新和共享。尽管实验室试剂耗材管理在逐步向信息化、智能化方向发展,但仍存在一些问题:采购管理不规范、库存管理不精细、使用管理不严格、存储与保管问题、信息化管理水平不一,管理模式的转变将通过多个维度和策略来进行。

 

采购审批流程

一、需求申请

部门或个人需要采购低值耗材时,应首先填写采购申请表。采购申请表应详细列明采购原因、所需耗材的品种、数量、预算以及预期的使用时间和地点等信息。根据实验课题任务、试剂耗材的消耗量和库存量,制定月度、年度、季度或临时申购计划。通过*确的需求分析,避免库存堆积和不必要的浪费。

 

二、内部审批

初审:采购申请表提交后,首先由部门主管进行初审。部门主管需要确认采购的必要性、合理性和预算的合规性。初审通过后,部门主管在采购申请表上签字确认。

复审:初审通过后,采购申请表进入复审阶段。复审通常由行政人事部或财务部门负责,他们会对采购申请进行进一步的审核,确保采购计划符合公司的整体利益、财务政策和采购政策。复审通过后,相关负责人签字确认。

终审(如有必要):对于较大金额或特殊性质的采购申请,可能需要提交给更高层级的领导进行终审。终审领导会综合考虑各种因素,最终决定是否批准采购申请。

 

三、采购执行

选择供应商:采购申请获得批准后,采购部门或采购负责人将根据采购需求选择合适的供应商。在选择供应商时,应充分考虑供应商的信誉、产品质量、价格、售后服务等因素。

签订合同:与供应商就采购事项达成一致后,双方应签订采购合同。合同应明确采购物品的名称、规格、数量、价格、交货时间、付款方式等关键条款。

执行采购:合同签订后,采购部门或采购负责人按照合同约定的条款执行采购。在采购过程中,应密切关注供应商的履约情况,确保采购物品按时、按质、按量交付。

 

四、验收与入库

验收:采购物品到货后,应由相关部门或人员进行验收。验收时应检查采购物品的数量、规格、质量等是否符合合同要求。对于不合格的采购物品,应及时与供应商沟通并处理。

入库:验收合格的采购物品应办理入库手续。对入库的试剂耗材进行详细记录,包括生产日期、有效期、批号、数量等信息。这有助于实时监控库存状态,避免过期浪费。对于具有有效期的试剂耗材,按照“先进先出”的原则进行发放,确保先使用近效期的物品,减少过期损失。定期对库存进行盘点,分析消耗数据,及时发现并处理库存异常问题。

 

五、低值提醒

在系统中设置低值自动提醒功能,当库存使用到一定数量时,及时通知库房管理员进行采购,避免影响实验进度。实现试剂耗材在每个环节流通过程中的科学精准把控,避免资源浪费,节约成本。实现采购需求分析、采购计划管理、库存控制、供需信息共享等功能,提高管理效率,降低成本。

 

闭环管理策略(高值耗材、低值耗材管理):

库存管理:

高值耗材:应实行严格的库存管理,确保账实相符。对于易变质、易失效的高值耗材,应定期检查其存储状态,及时发现并处理问题。

低值耗材:虽然使用量大,但同样需要建立规范的库存管理制度。可以采用先进的库存管理系统进行实时监控和预警,避免缺货或积压现象的发生。

领用与归还:

高值耗材:系统建立严格的领用审批制度,明确领用人员的责任和权限。领用时应详细记录领用时间、数量、用途等信息,并确保耗材的合理使用和归还。

低值耗材:虽然领用频率较高,但同样需要建立规范的领用和归还流程。可以采用电子化管理方式提高效率和准确性。

使用与记录:无论是高值耗材还是低值耗材,在使用过程中都应详细记录使用情况、实验结果等信息。对于已经过期、损坏或无法再使用的耗材,应按照相关规定进行报废和处置。特别是对于高值耗材的报废和处置,应特别谨慎,避免造成资源浪费或环境污染。

定期审计与评估:

定期对实验室耗材的管理情况进行审计和评估,检查各项管理制度的执行情况,发现问题及时整改。这有助于不断优化管理流程,提高管理效率和质量。

定期盘点与账实相符:

每月对试剂耗材进行盘点,并记录完整纸质版台账与电脑端台账,确保账实相符。

及时发现并处理库存中的过期、损坏或多余的试剂耗材,减少浪费。

 

RFID标签与读写器

通过射频识别(RFID)技术标记耗材,每个耗材都贴有含有*一ID编码的RFID电子标签,记录耗材的名称、规格、批号、有效期等信息。在实验室的关键位置安装RFID读写器和天线,形成RFID无线网络,实现对耗材的实时监控和追溯。系统能够实时监测耗材的库存情况,自动进行盘点,并对缺货、遗失等状态及时发出预警提示,将移动设备和云平台整合到耗材管理系统中,实验室人员可以通过移动设备进行库存查询、订单处理和供应商沟通。

管理人员可以随时随地访问库存信息和管理系统,确保管理的实时性和准确性。

 

智能试剂柜的应用

智能试剂柜通过集成先进的物联网、人工智能和自动化技术,实现了对耗材的智能化管理。

凭借其高精度的识别设备和自动化存取系统,智能试剂柜能够准确识别每一种耗材的身份信息,并自动完成耗材的存取操作,无需人工干预。智能试剂柜还具备多重安全防护措施和强大的数据分析和监控功能,确保耗材的安全使用和有效管理。即使实现了无人值守的耗材管理,定期的系统审计和流程优化仍然是必需的。

 

财务管理:采购完成后,采购部门或相关人员应凭借采购申请表、采购合同、*票、入库单等凭证向财务部门申请报销。财务部门在审核无误后,按照公司规定进行报销。实验室定期对低值耗材的采购和管理情况进行审计,每月对试剂耗材进行盘点,并记录完整纸质版台账与电脑端台账,确保账实相符。


企业类型

制造商

新旧程度

全新

原产地

北京

品牌:

盛元广通

应用场景:

实验室

语言:

简体中文

运行环境:

Java